Facilitäre Büromöbelbeschaffung als Bestellerkompetenz eines FM

Problem und Lösung:

Die Auswahl und Beschaffung von Möbeln für den Büro- und Gewerbeimmobiliensektor erfolgt aktuell nach folgenden Kriterien:

Die Beschaffung erfolgt durch Einkäufer nach den primären Kriterien Beschaffungspreis und visuelles Design.   Messbare Merkmale der Reinigungsfähigkeit, Instandhaltbarkeit oder Nachhaltigkeit, welche die Betriebs- und Instandhaltungskosten wesentlich bestimmen, werden meist nur unzureichend betrachtet. Wesentliche Aspekte in Hinblick auf die Nutzung und den Unterhalt der Möbel bleiben somit bereits bei der Beschaffung unberücksichtigt.

Der Lebenszyklus von Büroeinrichtungen ist jedoch ganzheitlich gekennzeichnet durch die Aspekte Rohstoffe, Herstellung, Gebrauch und Entsorgung. Es war daher naheliegend, einen umfassenden Katalog messbarer Merkmale zu entwickeln, mit dem eine Bestbieterausschreibung für nachhaltige Möbel für Büro und Gewerbe realisiert werden kann.

Dazu war zuvor noch die Entwicklung eines Verfahrens zur Ermittlung von Kriterien für die nachhaltige Beschaffung von Büromöbeln gemäß den Anforderungen des Facility Managements (FM), nötig.

In Experteninterviews wurden diese wesentlichen Anforderungen aus der Nutzung und dem Betrieb der Möbel ermittelt. Diese Anforderungen wurden in einen Katalog messbarer Merkmale überführt. In Machbarkeitsstudien wurden darüberhinaus  Mustermöbel in Hinblick auf die Erfüllung dieser Kriterien untersucht und diese dienten zugleich als Beispiele für die Ausschreibung der Büromöbel. Anhand dieser Studien bzw. Mustermöbel wurden daraufhin die möglichen Einsparpotentiale zur Verbesserung der Instandhaltbarkeit und deren Einfluss auf die Folgekosten untersucht.

Ergebnis und Lösung war ein Vorgehensmodell und Verfahren zur FM-gerechten Ausschreibung von Büromöbeln (mit einem Katalog messbarer Nachhaltigkeitsmerkmale).

Die Qualität und damit die Nutzbarkeit und Instandhaltungsfähigkeit des Möbels wurden somit wesentlich aus der Sicht einer facilitären Büromöbelbeschaffung beeinflusst:

Die Nutzungszeit, die Qualität und die Wirtschaftlichkeit konnten integral gesteigert und damit der Nutzwert für das Unternehmen wesentlich erhöht werden.

Fazit:

Eine frühzeitige Einbindung des Facility Managements in den Ausschreibungs- bzw. Beschaffungsprozess ist für eine kaufmännische Geschäftsführung (CFO) – unabdingbar.

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Facilitäre Büromöbelbeschaffung:

(Qualitätsmerkmale und Zielkatalog)

Autor: Herbert Praher

ISBN: 978-620-2-20287-9

Erschienen im Akademikerverlag, 2017 um EUR 67,90